امروزه به دلیل اهمیت بسیار زیاد امنیت در تمامی سازمان‌ها، ادارات دولتی و خصوصی لزوم استفاده از سیستم‌های کنترل تردد و نظارتی برای کنترل ورود و خروج افراد بسیار موضوع مهمی است و با توجه به اینکه میزان مراجعات به این ارگان‌ها بسیار زیاد است، امنیت بسیار بحث مهمی است و باید به آن توجه شود. ابزارهای زیادی برای کنترل ورود و خروج پرسنل وجود دارد؛ مانند انواع کارت کنترل تردد، دستگاه‌های اثر انگشتی و غیره. امروز در این مقاله از افق فرا ویژن به توضیح کامل در مورد مزایای کنترل ورود و خروج و ابزارهایی که برای این امر استفاده می‌شود به خصوص کارت‌های تردد صحبت خواهیم کرد.

برای کنترل و مدیریت ورود و خروج چه روش‌هایی وجود دارد؟

چک کردن ورود و خروج افراد برای هر شرکت یا کارخانه‌ای برای کنترل امنیت مجموعه اهمیت زیادی دارد و یک امری بسیار ضروری است. برای این منظور در گذشته به صورت دستی هویت افراد کنترل می‌شد که با پیشرفت‌های روز افزون، دستگاه‌هایی برای شناسایی افراد و مسدود ساختن مسیر تردد افراد غیر مجاز ساخته‌شده‌اند. همچنین برای اجرای سیاست‌گذاری‌های مربوط به پرسنل و شرکت لازم است تا زمان ورود و خروج افراد کنترل شود. بدین منظور برای امر کنترل ورود و خروج افراد راه‌های مختلفی وجود دارد که به 3 ترفند کلی تقسیم می‌شود.

کارت کنترل تردد

ترفند اول: نصب دستگاه‌های حضور و غیاب

زمانی که یک دستگاه را در محل کار خود نصب می‌کنید و کارکنان را ملزم می‌کنید که ورود و خروجشان را از طریق دستگاه کنترل تردد ثبت کنند، به صورت بسیار واضح همه­ی کارکنان را به اهمیت حضور و غیاب واقف می‌کنید و باعث می‌شود این حس به کارکنان منتقل شود که در حال کنترل شدن هستند. از این‌رو با کنترل دقیق زمان ورود و خروج هر یک از پرسنل به سازمان و یا شرکت مربوطه می‌توانید نظم درون سازمانی را افزایش داده و پرسنل را ملزم کنید تا راس ساعت مشخصی در محل کار خود حاضر شوند.

ترفند دوم: تعیین تشویق و تنبیه

با در دست داشت زمان ورود و خروج هر شخص می‌توانید ‌یک سری تشویق برای کارکنان منضبط و یک سری سیاست‌های تنبیهی هم برای کارکنان غیرمنضبط در نظر بگیرید. به طور مثال برای کارکنان منظم اضافه کاری و برای کارکنان نامنظم کسر از حقوق در نظر بگیرید. در گذشته محاسبه کردن زمان حضور داشتن هر فرد در محل کار زمان زیادی را از کارفرمایان سلب می‌کرد؛ در حالی که امروزه با کمک این دستگاه‌ها این امر به راحتی محقق می‌شود.

ترفند سوم: بگذارید پرسنل اهمیت حضور و غیاب خود را حس کنند

با استفاده از سامانه‌های حضور و غیاب، مانند استفاده از کارت کنترل تردد، پرسنل اهمیت حضور و غیاب خودشان را حس می‌کنند. حضور و غیاب و زمان ورود و خروج، به عنوان یکی از معیارهای مؤثر در نظم می‌تواند در بهره‌وری و بهبود سازمان مؤثر باشد و به عنوان یکی از شاخص‌های مهم نظم، در ارزیابی عملکرد کارکنان اثرگذار است. همین موضوع می‌تواند باعث شود که کارکنان، نتایج ورود و خروج مرتب و منظم خودشان را در قالب نتایج ارزیابی عملکردشان مشاهده کنند.

درباره دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی بیشتر بدانید

دستگاه کنترل تردد کارتی، یکی از قدیمی‌ترین و پرطرفدارترین سیستم‌های حضور و غیاب در کشور است.
عملکرد این دستگاه بدین صورت است که کارتی برای پرسنل صادر می‌شود و اطلاعات شخصی آن کارمند در آن کارت ذخیره می‌گردد؛ در برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها مشخصات کارمند و سمت او روی آن کارت نوشته می‌شود و از آن به عنوان کارت شناسایی نیز استفاده می‌شود. پس از ثبت اطلاعات کارمند بر روی کارت، کارمند برای ثبت زمان ورود و خروج خود کافی است هر زمان که به اداره و یا شرکت وارد می‌شود و یا قصد خروج از آنجا را دارد کارت مخصوص به خود را روی دستگاه قرار داده و زمان تردد خود را ثبت کند. مدیر سازمان نیز از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب نصب شده بر روی سیستم خود می‌تواند وضعیت تردد کارکنان را زیر نظر بگیرد و بر عملکرد آن‌ها نظارت داشته باشد.

ویژگی دستگاه‌هایی که دارای کارت کنترل تردد هستند

استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب مزایای بسیار زیادی دارد. اجازه می‌دهد تا پرسنل هنگام رفت و آمد به داخل شرکت از ثبت الکترونیکی برای ثبت ورود و خروج استفاده کنند. این دستگاه‌ها امکان برقراری ارتباط میان پایانه دستگاه حضور و غیاب و کامپیوترها را میسر می‌کنند. این ارتباط مزایای بسیار زیادی دارد از جمله اینکه باعث می‌شود تا گزارش گیری به صورت دائم و سریع انجام شود. از جمله ویژگی‌هایی که این دستگاه‌ها دارند می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

  • داده‌ها از طریق ترمینال دستگاه بلافاصله به نرم‌افزار مربوط به آن وارد می‌شود و این داده‌ها از طریق این نرم‌افزار می‌توانند به صورت یکپارچه به سیستم‌های حقوق و دستمزد مرتبط شده و به صورت اتوماتیک به آن‌ها منتقل شوند.
  • در صورت نیاز می‌توان کارکنان را از طریق تلفن همراه نظارت کرد و منطقه و محدوده جغرافیایی آن‌ها را مشخص کرد.
  • به صورت آنلاین اطلاعات و گزارش‌گیری را انجام می‌دهد و زمانی که ثبت می‌کند واقعی است؛ درنتیجه می‌توان فهمید در چه زمانی چه شخصی در شرکت حضور داشته است.
  • می‌توان برنامه زمان‌بندی ایجاد کرد و به گوشی کارکنان ارسال کرد.
  • با استفاده از دستگاه‌های دارای کارت کنترل تردد کارمندان می‌توانند در صورتی که در ساعات غیر کاری مشغول انجام وظیفه هستند، آن ساعات را با شرح فعالیت در سیستم وارد کنند تا پس از تائید به صورت خودکار به سیستم حقوق و دستمزد منتقل شود.
  • به ندرت پیش می‌آید که دستگاه‌های کنترل ورود و خروج با اختلال و خرابی مواجه شوند؛ از این‌رو شما می‌توانید با پرداخت هزینه ناچیزی بهترین پشتیبانی را از شرکت افق فرا ویژن دریافت کنید.

کارت کنترل تردد

بزرگ‌ترین مزیت دستگاه‌های کنترل تردد کارکنان

بزرگ‌ترین و مهم‌ترین مزیتی که این دستگاه‌ها دارند این است وارد کردن اطلاعات به صورت دستی را حذف می‌کند. ورود دستی اطلاعات ورود و خروج کارکنان موجب اتلاف وقت کارمندان واحد اداری می‌شود. همچنین امکان خطا در درج و ثبت اطلاعات وجود دارد و در برخی از موارد برای جلوگیری از امکان خطا باید اطلاعات را چندین بار چک کرد که باعث اتلاف زمان می‌شود. یکی دیگر از مزایای استفاده از دستگاه‌هایی که دارای کارت کنترل تردد هستند این است که بهداشت فردی را حفظ می‌کند؛ چرا که کارت هر پرسنل مختص به خودش است.

سخن پایانی

برای کنترل هر چه بهتر تردد پرسنل خود بهتر است تا از دستگاه‌های حضور و غیابی که دارای کارت کنترل تردد هستند استفاده کنید. در این مقاله برای شما از مزایای این دستگاه به طور مفصل گفته شد تا با خواندن آن خرید این دستگاه را در اولویت خود قرار می‌دهید. افق فرا ویژن با ارائه دستگاه‌های به روز حضور و غیاب با کیفیت و پشتیبانی مناسب به شما در روند بهبود سازمانتان کمک خواهد کرد. همچنین پیشنهاد می‌شود مقاله عوامل تاثیر گذار در قیمت دستگاه حضور غیاب را مطالعه نمایید.