در این مقاله از وب سایت فراویژن اطلاعاتی در رابطه با ویژگی های دستگاه حضور و غیاب برای شما همراهان گرامی ارائه خواهیم داد. با پیشرفت تکنولوژی دیگر کمتر کسی است که با سیستم‌های حضور غیاب آشنایی نداشته باشد. بسیاری از مدیران استارتاپ‌ها برای کنترل رفت‌وآمد پرسنل و کارمندان خود از این سیستم استفاده می‌کنند. معمولاً کارکنان یک اداره یا سازمان در طی روزهای متوالی که به محل کار خود می‌روند، گاهی اوقات با مشکلاتی مانند بیماری، ترافیک یا مشکلات روزمره درگیر می‌شوند که باعث می‌شود آنها با تأخیر به محل کار خود برسند و یا اصلاً آن روز را نیایند. با ما همراه باشید تا در مورد ویژگی های دستگاه حضور و غیاب در وب‌سایت افق فرا ویژن با شما بیشتر صحبت می‌کنیم. برای اطلاعات بیشتر در این رابطه می‌توانید مقاله مقایسه انواع دستگاه حضور و غیاب را مطالعه نمایید.
دلیل استفاده از دستگاه حضور و غیاب
متأسفانه برخی از کارفرمایان به اشتباه از روش حضور غیاب دستی استفاده می‌کنند که این می‌تواند تایم و انرژی زیادی را از آنها بگیرد هرچند شاید فکر کنند که به دلیل کوچک بودن کسب‌وکارشان و استارتاپ‌شان نیازی به استفاده از سامانه حضوروغیاب هوشمند نیست ولی سخت در اشتباه هستند؛ چون در کسب‌وکارهای کوچک و با تعداد کارکنان کم نیز امکان اشتباه در کنترل تردد، حقوق و دستمزد کارمندان و… وجود دارد و امکان دارد خسارت زیادی را به خود متحمل کنند. از سیستم حضور و غیاب می‌توان به‌عنوان یک راه‌حل برای حل مشکل ثبت زمان تردد کارکنان و کارمندان یک موسسه استفاده کرد.
در واقع این سیستم به شما کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان خود را ارزشیابی نهایی کنید؛ اما باید بدانید که گرچه فلسفه استفاده از سیستم حضور و غیاب در سازمان‌های مختلف یکسان است، اما چیزی که این دستگاه‌ها را از هم برجسته می‌کند، نحوه اجرا و ویژگی های دستگاه حضور و غیاب است که در ادامه مقاله در وب‌سایت افق فرا ویژن به‌طور مفصل به ویژگی های دستگاه حضور و غیاب خواهیم پرداخت.
انواع دستگاه حضور و غیاب
همان‌طور که می‌دانید مدیریت حضوروغیاب در شرکت‌های مختلف به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود و هرکدام مزایا و معایب مخصوص به خود را دارد. دستگاه حضور غیاب به کارفرمایان این اجازه را می‌دهد که پیگیری رفت‌وآمد و مرخصی‌های ساعتی در طول روز و غیبت‌ها را به‌صورت منظم و مستقیم نظارت کنند. در کل سیستم‌های حضور و غیاب به دودسته کلی، دستی و خودکار تقسیم می‌شوند. به‌طور مثال، بعضی‌ها از شیوه ثبت بر روی برگه حضوروغیاب و تعدادی از طریق ثبت در دفاتر مخصوص استفاده می‌کنند و ممکن است بعضی‌ها به کمک ثبت کارت شناسایی کارکنان و برخی نیز از نرم‌افزارهای آنلاین حضوروغیاب استفاده کنند. در ادامه این مقاله در وب‌سایت افق فرا ویژن به توضیح کوتاهی در مورد انواع دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم و درباره‌ی ویژگی‌های دستگاه حضور و غیاب صحبت خواهیم کرد.
دستگاه حضور و غیاب پانچی
می‌توان گفت یکی از نخستین دستگاه‌های حضور و غیاب، دستگاه حضور و غیاب پانچی بود؛ که این دستگاه، با قرار گرفتن کارت در اسلات مخصوص، تاریخ و زمان ورود یا خروج پرسنل بر روی کارت ثبت می‌شد و بدین‌صورت کار می‌کرد. این کارت‌ها به دو جدول تقسیم‌بندی شده بودند که ورود و خروج کارمند را در روزهای ماه ثبت و ضبط می‌کردند. در روزهای پایانی ماه این کارت‌ها موردبررسی قرار می‌گرفت و روزهای کارکرد، مرخصی، غیبت و مأموریت محاسبه می‌شد؛ اما یکی از معایب اصلی این دستگاه‌ها همین دستی محاسبه کردن کارت‌ها بود. به‌طور مثال اگر شرکتی کارکنان فراوانی داشت محاسبه این زمان‌ها کار بسیار طاقت‌فرسا و زمان‌بری بود و گاهی این کار تا چند روز به طول می‌انجامید تا تمامی کارت‌های پرسنل و کارکنان محاسبه شود.
دستگاه حضور و غیاب کارتی
با پیشرفت تکنولوژی و ظهور کامپیوترها دستگاه‌های حضور و غیاب پانچی کم‌کم جای خود را به دستگاه حضور و غیاب کارتی دادند و خیلی زود استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی همه‌گیر شد. چراکه می‌توانست راه‌حلی بسیار کارآمد و درست، به‌جای صرف ساعت‌ها جمع‌آوری کارت‌های پانچی باشد. عملکرد این دستگاه بدین گونه است: کارتی برای کارمند سازمان صادر می‌شود و اطلاعات شخصی آن فرد در آن کارت ذخیره می‌شود. البته در بعضی از سازمان‌ها با چاپ نام و سمت کارمند بر روی این کارت، از آن به‌عنوان کارت شناسایی فرد موردنظر در سازمان استفاده می‌شود؛ بنابراین فقط کافی است کارمند موردنظر، در زمان ورود و خروج خود، کارت را بر روی دستگاه قرار دهد تا تردد وی ثبت شود. مدیر آن سازمان با نصب نرم‌افزاری بر روی کامپیوتر خود به‌راحتی می‌تواند تردد کارکنان خود را کنترل کند و بر عملکرد و میزان کار پرسنل خود نظارت داشته باشد.
نکته‌ی قابل‌توجه در این دستگاه حضور و غیاب این است که روند محاسبه‌ی حقوق و دستمزد را برای حسابداران شرکت‌ها بسیار آسان کرد و میزان خطای این محاسبات را به‌طور ملموسی کاهش داد. همچنین از این دستگاه می‌توان به‌عنوان نسلی از اولین دستگاه‌های حضور و غیاب در کشور نام برد که رضایت شغلی کارمندان و کارکنان را به‌طور فزاینده‌ای بالا برد؛ زیرا تمامی ساعات اضافه‌کار و تمامی تشویقی‌ها لحاظ می‌شد و هیچ‌کدام از قلم نمی‌افتاد. ازاین‌رو استفاده از دستگاه حضور غیاب کارتی، برای کارکنان و کارمندان سخت‌کوش، انگیزه‌ای مضاعف ایجاد کرد که به تعهدات خود در قبال موسسه بیشتر پای‌بند باشند.
البته ناگفته نماند که در مقابل کارمندانی بودند که از این موضوع بسیار ناراضی بودند. چون نمی‌توانستند دیگر با حراست هماهنگ کرده و زودتر از موسسه خارج شوند اما درنهایت این کارکنان خبره راه‌حل خود را برای تقلب پیدا کردند؛ و شاید به همین دلیل، دیگر این دستگاه کارکردی ندارد.
دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی
یکی از دستگاه‌های حضور غیاب بیومتریک، دستگاه حضور غیاب اثرانگشت است. نحوه‌ی کار این دستگاه به این صورت است که کارمند بعد از تعریف شدن در دستگاه، دو یا سه نمونه اثرانگشت ارائه می‌دهد و آنها در سامانه ثبت می‌شوند. بعدازآن هر موقع که کارمند وارد یا خارج موسسه می‌شود انگشت خود را روی سنسور گذاشته و اثرانگشت او با اثرانگشت‌های موجود در پایگاه داده مقایسه شده و پس از شناسایی تردد وی ثبت می‌گردد. مزیت این دستگاه این است که به‌هیچ‌عنوان تقلبی صورت نگرفته و 90 درصد داده‌ها خالص هستند و امکان دور زدن اطلاعات و حسابدار شرکت صفر می‌شود.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
در این روش و در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره معمولاً بعد از استخدام پرسنل و کارمند، از فرد چند عکس در زاویه‌های مختلف گرفته می‌شود و پرسنل با کد مخصوص در دستگاه ذخیره می‌شود بعد از آن، آن فرد هنگامی‌که روبروی دستگاه حضور و غیاب می‌ایستد تصویر او با تصاویری که از قبل ذخیره شده‌اند مقایسه می‌شود و پس از یافتن کاربر در پایگاه داده ساعت و تاریخ ورود یا خروج او ثبت می‌گردد. در این روش نیز میزان خطا به مقدار قابل‌توجهی کاهش می‌یابد و به کمترین مقدار خود می‌رسد و خطای انسانی کم می‌شود. تمام موارد نام برده شده جزو ویژگی های دستگاه حضور و غیاب های موجود در بازار حال حاضر ایران است. البته ناگفته نماند که برخی از این دستگاه‌ها دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرد. به یاد داشته باشید یکی ازمهم‌ترین بخش‌های هر سیستم حضور و غیاب نرم افزار کنترل ورود و خروج است.
دیدگاه خود را بنویسید