امروزه بیشتر شرکت‌ها برای نظارت بر رفت و آمد کارکنانشان از دستگاه‌های کنترل تردد و کارت‌های حضور و غیاب هوشمند استفاده می‌کنند. کارت‌های حضور و غیاب با نام کارت ساعت زنی یا کارت کنترل تردد نیز شناخته می‌شوند. با توجه به ویژگی‌های کارت ورود و خروج پرسنل از آن‌ها به عنوان کارت شناسایی نیز می‌توان استفاده کرد. در این مطلب در سایت افق فرا ویژن قصد داریم تا شما را با انواع کارت حضور و غیاب و مزایای استفاده از آن بیشتر آشنا کنیم؛ پس با ما همراه باشید.

کارت ورود و خروج پرسنل چیست؟

این کارت نوعی کارت الکترونیکی است که از آن برای کنترل تردد پرسنل در سازمان‌های مختلف استفاده می‌شود. به کمک کارت ورود و خروج پرسنل می‌توان ساعات کاری، میزان تأخیر و غیبت کارمندان را محاسبه کرد. در واقع استفاده از این نوع کارت‌ها به مدیریت منابع انسانی شرکت‌ها کمک می‌کند و باعث می‌شود تا مدیران بخش‌های مختلف نظارت دقیق‌تری بر عملکرد کارمندانشان داشته باشند. بر روی کارت‌های حضور و غیاب اطلاعات مختلفی مانند نام و نام خانوادگی، شماره شناسایی و … وجود دارد به همین دلیل می‌توان از این کارت‌ها به عنوان کارت شناسایی نیز استفاده کرد.

 برای استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، هر کارمند باید کارتی مخصوص به خودش را داشته باشد تا در هنگام ورود و خروج از آن برای ثبت زمان حضورش در محل کار استفاده کند. استفاده از این کارت‌ها بسیار آسان است و نیاز به آموزش خاصی ندارد. کارمندان یک بار در هنگام ورود و یک بار در هنگام ترک محل کار باید کارت خودشان را در مجاورت دستگاه‌های حضور و غیاب قرار دهند تا ساعات حضور آن‌ها در حافظه دستگاه ثبت شود. همچنین از اطلاعات ثبت شده در دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی می‌توان حقوق کارمندان را بر اساس ساعات کاریشان محاسبه کرد.

کارت ورود و خروج پرسنل

نحوه چاپ کارت ورود و خروج پرسنل

جنس کارت‌های حضور وغیاب باید از استحکام و ماندگاری بالایی برخوردار باشد؛ زیرا این کارت‌ها به صورت روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرند و اگر کیفیت خوبی نداشته باشند ممکن است دچار پارگی یا آسیب‌دیدگی شوند. کارت‌های حضور و غیابی که از جنس پی وی سی هستند، بسیار مقاوم‌اند و طول عمر زیادی دارند. جالب است بدانید که کارت‌های پی وی سی را از ماده‌ای شیمیایی به نام پلی وینیل کلراید می‌سازند. کارت‌هایی که از جنس پی وی سی هستند، قابلیت هوشمندسازی دارند و می‌توان برای آن‌ها رمز تعیین کرد. همچنین در هنگام چاپ کارت‌های حضور و غیاب امکان درج اطلاعات کارمندان بر روی آن وجود دارد.

چاپ کارت‌های پی وی سی توسط دستگاه‌های مخصوص چاپ کارت انجام می‌شود. از فناوری چاپ دیجیتال و چاپ افست می‌توان برای چاپ کارت‌های حضور و غیاب پی وی سی استفاده کرد. اگر تعداد کارت‌های سفارش داده شده بیش از هزار عدد باشد و اطلاعات درج شده بر روی کارت یکسان باشد از چاپ افست استفاده می‌شود اما اگر تعداد کارت‌ها کمتر از هزار عدد باشد و اطلاعات درج شده بر روی هر کارت با کارت دیگر متفاوت باشد باید از چاپ دیجیتال استفاده کرد. این نکته را در نظر داشته باشید که چاپ افست نسبت به چاپ دیجیتال کیفیت بالاتر و هزینه کمتری دارد. با این حال زمان مورد نیاز برای چاپ کارت‌های حضور و غیاب به کمک تکنولوژی چاپ دیجیتال کمتر است و شما می‌توانید کارت‌های خود را در مدت زمان اندکی تحویل بگیرید.

انواع کارت‌های حضور و غیاب

کارت ورود و خروج پرسنل دارای انواع مختلفی مانند کارت مغناطیسی، کارت ساده و کارت مایفر هستند؛ اما اگر می‌خواهید برای کارمندانتان کارت‌های حضور و غیاب هوشمند سفارش دهید، باید از کارت مایفر یا کارت مغناطیسی استفاده کنید. در کارت‌های مایفر اطلاعات بر روی یک تراشه ذخیره می‌شود اما در کارت‌های مغناطیسی وظیفه ذخیره کردن اطلاعات بر عهده نوار مغناطیسی قرار گرفته بر روی کارت حضور و غیاب است. همچنین برای استفاده از کارت‌های مغناطیسی و مایفر به دستگاه‌های متفاوتی احتیاج دارید. دستگاه ریدر مایفر برای کارت‌های مایفر و دستگاه ریدر مگنت برای خواندن اطلاعات کارت‌های مغناطیسی استفاده می‌شود.

مزایای استفاده از کارت ورود و خروج پرسنل

  • امکان نظارت بر رفت و آمد پرسنل
  • قابلیت انتقال اطلاعات ذخیره شده در دستگاه‌های حضور و غیاب به نرم افزارهای مالی و حسابداری
  • پرداخت حقوق کارمندان بر اساس ساعات کاری
  • امکان استفاده هم‌زمان از چندین دستگاه حضور و غیاب کارتی برای جلوگیری از ازدحام در ساعات ورود و خروج کارکنان
  • استفاده از کارت‌های حضور و غیاب به عنوان کارت شناسایی در سازمان‌های بزرگ

پیشنهاد می‌شود برای آشنایی با دیگر انواع دستگاه حضور و غیاب مانند آشنایی با سنسور دستگاه حضور و غیاب و غیره به دیگر مقالات وب سایت سری بزنید.

معایب استفاده از کارت‌ برای دستگاه حضور و غیاب

استفاده از کارت‌های حضور و غیاب برای کنترل تردد کارکنان یک سازمان علاوه بر مزایای زیادی که دارد، معایبی نیز به همراه دارد. یکی از معایب مهم استفاده از کارت‌های حضور و غیاب، امکان تقلب در ثبت ساعات کاری است. البته این مشکل را می‌توان به راحتی برطرف کرد؛ به عنوان مثال استفاده از کارت حضور و غیاب به همراه اثر انگشت می‌تواند میزان تقلب را به صفر برساند. کارت‌های حضور و غیاب اگر جنس خوبی نداشته باشند به مرور زمان خراب می‌شود و برای چاپ مجدد آن باید دوباره هزینه کرد بنابراین از ابتدا کارت‌هایی را سفارش دهید که مقاومت خوبی داشته باشند. یکی دیگر از معضلات استفاده از این نوع کارت‌ها، عدم ثبت ساعات کاری کارمندانی است که کارتشان را با خود به محل کار نیاورده‌اند.

کارت ورود و خروج پرسنل

نکات مهم در طراحی کارت‌های حضور و غیاب

یکی از مهم‌ترین نکاتی که در هنگام طراحی کارت‌های حضور و غیاب باید به آن توجه داشته باشید سایز این نوع کارت‌ها است. اندازه استاندارد کارت‌های حضور و غیاب 54 در 85 میلی‌متر است. همچنین برای طراحی شکل ظاهری کارت‌های حضور و غیاب معمولا از نرم افزار فتوشاپ استفاده می‌شود؛ بنابراین اگر قصد طراحی کارت ورود و خروج پرسنل با این نرم افزار را دارید، برای افزایش کیفیت کارتان باید مد رنگی را  YMCK و رزولوشن را ۳۰۰dpi انتخاب کنید.

 پس از اتمام طراحی، فایل را به صورت لایه باز با فرمت psd یا tif  ذخیره کنید تا در صورت نیاز در آینده بتوانید تغییراتی را بر روی آن اعمال کنید. یکی دیگر از نکات مهم در طراحی کارت‌های ورود و خروج پرسنل استفاده از رنگ سازمانی در طراحی و چاپ لوگو بر روی کارت است. البته در اینترنت طرح‌های آماده به صورت لایه باز نیز وجود دارد و شما می‌توانید با اعمال تغییراتی از آن‌ها برای چاپ کارت حضور و غیاب استفاده کنید.