نرم افزار کنترل ورود و خروج چیست و چه کاربردی دارد؟ برای استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد باید از نرم افزارهای مخصوصی استفاده کرد. این نرم افزارها به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا از اطلاعاتی که در حافظه دستگاه ذخیره شده است به راحتی استفاده کنند به همین دلیل در این مطلب از وب‌سایت افق فرا ویژن قصد داریم تا شما را با انواع نرم افزارهای کنترل ورود و خروج بیشتر آشنا کنیم؛ پس با ما همراه باشید.
نرم افزار کنترل ورود و خروج چیست؟
دستگاه‌های کنترل ورود و خروج از دو بخش نرم افزاری و سخت افزاری تشکیل می‌شوند. بخش سخت افزاری این سیستم همان دستگاهی است که کنترل ساعات ورود و خروج افراد توسط آن انجام می‌شود و بخش نرم افزاری نیز وظیفه ثبت اطلاعات، تهیه گزارش‌های مربوط به ساعات رفت و آمد، میزان تأخیر، غیبت و اضافه کاری، ارسال اطلاعات به نرم افزارهای مالی و حسابداری و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را بر عهده دارد.
نرم افزار کنترل تردد به دو دسته نرم افزارهای تحت وب و نرم افزارهای تحت ویندوز تقسیم‌بندی می‌شوند که شما می‌توانید با توجه به نیازهایتان از هرکدام از آن‌ها استفاده کنید. همچنین بهتر است بدانید که اکثر دستگاه‌های کنترل تردد با این نرم افزارها ارتباط برقرار می‌کنند بنابراین به ندرت ممکن است مشکلی در این زمینه برای شما پیش بیاید. با این حال قبل از خرید دستگاه‌های کنترل تردد می‌توانید سؤالات خود را درباره نرم افزارهای قابل استفاده برای دستگاه از فروشنده بپرسید.
ویژگی‌های نرم افزار کنترل ورود و خروج
شما با استفاده از این نوع نرم افزارها می‌توانید در هر زمانی به گزارشات مختلف درباره ساعات ورود و خروج کارمندانتان دسترسی داشته باشید. همچنین امکان ثبت اطلاعات به صورت دستی در این نرم افزار نیز وجود دارد؛ این قابلیت زمانی اهمیت پیدا می‌کند که به دلایل مختلفی مانند قطعی برق امکان استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج وجود ندارد. امکان ثبت مأموریت‌ها و مرخصی‌های کارمندان یکی دیگر از ویژگی‌های بسیار مفیدی است که این نوع نرم افزارها در اختیار مدیران قرار می‌دهند. همچنین شما می‌توانید تقویم‌های کاری یا شیفت‌های چرخشی را در نرم افزار کنترل ورود و خروج تعریف کنید تا ساعات ورود و خروج کارمندان بر اساس آن‌ها مشخص شود. در نظر داشته باشید که تمامی این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا به راحتی بتوانید حقوق و دستمزد کارمندانتان را بر اساس ساعات کاریشان محاسبه کنید.
نرم افزار کنترل ورود و خروج تحت وب
برای استفاده از نرم افزارهای کنترل تردد تحت وب باید به اینترنت دسترسی داشته باشید. این ویژگی امکانات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد به عنوان مثال اگر به عنوان مدیر یک مجموعه مجبورید بیشتر وقت خود را در سفرهای کاری بگذرانید می‌توانید در هر زمانی تنها با دسترسی به اینترنت از ساعات کاری پرسنل شرکتتان آگاه شوید و یک گزارش روزانه کامل در این زمینه دریافت کنید. همچنین نباید نگرانی خاصی در رابطه با امنیت اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای تحت وب داشته باشید؛ زیرا این امکان برای شما وجود دارد که سطح دسترسی‌های متفاوتی را برای افراد مختلف تعیین کنید. در ادامه به بررسی برخی از ویژگی‌های مهم نرم افزار کنترل ورود و خروج تحت وب می‌پردازیم.
- جلوگیری از اتلاف وقت
- دسترسی به اطلاعات نرم افزار در هر زمان و مکانی
- نظارت دقیق بر عملکرد پرسنل
- افزایش راندمان کاری کارمندان
- امنیت بالا و امکان انتقال اطلاعات به نرم افزارهای مالی
- دسترسی آسان به گزارش‌های مربوط به عملکرد پرسنل
آیا نرم افزارهای کنترل تردد تحت وب رایگان تمام امکانات لازم را در اختیار شما قرار می‌دهند؟
هر مجموعه و سازمانی برای این بتواند نظارت کافی بر ساعات ورود و خروج کارمندانش داشته باشد، نیاز به نرم افزار کنترل ورود و خروج دارد. با اندکی جستجو در اینترنت می‌توانید نسخه‌های رایگان نرم افزارهای کنترل تردد را مشاهده کنید. این نرم افزارها برای مجموعه‌های کوچکی که توانایی پرداخت هزینه برای خرید نرم افزار را ندارند می‌تواند بسیار مفید باشد؛ اما آیا نرم افزارهای رایگان تفاوتی با نرم افزارهای پولی ندارند؟
در پاسخ به این سؤال بهتر است بدانید که در اکثر موارد نرم افزارهای کنترل ورود و خروج تحت وب به صورت موقتی رایگان هستند و پس از مدتی برای این که بتوانید به امکانات این نوع نرم افزارها دسترسی داشته باشید یا از قابلیت‌های پیشرفته آن‌ها استفاده کنید، مجبور خواهید بود مبلغی را پرداخت کنید. نرم افزارهای رایگان امکانات اولیه مانند ثبت اطلاعات کارمندان، ویرایش اطلاعات، ثبت مرخصی‌ها و مأموریت‌ها و… را دارند اما برای دسترسی به امکانات پیشرفته‌تر شما باید نسخه‌های غیر رایگان را تهیه کنید.
نرم افزارهای کنترل ورود و خروج تحت ویندوز
برای استفاده از انواع دستگاه‌های کنترل ورود و خروج، شما باید نرم افزارهای مرتبط با آن را نیز خریداری کنید. دو گزینه برای خرید نرم افزارهای کنترل تردد وجود دارد که یکی از آن‌ها نرم افزارهای کنترل ورود و خروج تحت وب و دیگری نرم افزارهای تحت ویندوز هستند. در مورد نرم افزارهای تحت وب در بخش قبلی توضیحات لازم را ارائه کردیم. نرم افزار کنترل ورود خروج تحت ویندوز نیز قابلیت‌های مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد.
به عنوان مثال امکان ثبت شیفت‌های کاری، تعیین میزان مرخصی‌ها و مأموریت‌های کاری، امکان گزارش‌گیری، قابلیت نصب بر روی چندین کامپیوتر، قابلیت اتصال به چندین دستگاه به صورت همزمان و … در نرم افزارهای تحت ویندوز وجود دارد. یکی دیگر از نکات مهمی که در هنگام خرید نرم افزارهای کنترل تردد تحت ویندوز باید به آن توجه داشته باشید، قابلیت انتقال داده‌های موجود در این نرم افزارها به نرم افزارهای حسابداری است زیرا یکی از کاربردهای اصلی دستگاه‌های کنترل ورود و خروج در سازمان‌ها محاسبه حقوق کارمندان بر اساس ساعات کاری آن‌ها است.
سخن پایانی
در بخش‌های مختلف این مطلب سعی کردیم تا به بررسی قابلیت‌های مهم انواع نرم افزار کنترل ورود و خروج بپردازیم زیرا انتخاب بهترین نرم افزار می‌تواند به شما در مدیریت منابع انسانی و همچنین امور مالی شرکت کمک کند. نرم افزارهای کنترل ورود و خروج تحت ویندوز و نرم افزارهای تحت وب هر کدام دارای مزایای منحصر به فردی هستند بنابراین شما می‌توانید با توجه به شرایط شرکت و میزان بودجه‌ای که در اختیار دارید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. همچنین در هنگام خرید نرم افزارهای کنترل تردد علاوه بر قیمت باید ملاک‌های دیگری مانند پشتیبانی و خدمات پس از فروش را نیز مدنظر قرار دهید تا در هنگام بروز هر گونه مشکلی بتوانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن ایرادات پیش آمده را برطرف کنید.
دیدگاه خود را بنویسید