یکی از چالش‌هایی که ممکن است به عنوان مدیر یک سازمان با آن دست و پنجه نرم کرده باشید، حضور و غیاب کارمندان و محاسبه مدت زمان دقیق حضور آن‌ها در شرکت است. روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد؛ اما اگر شرکت شما بزرگ است و کارمندان زیادی در آن مشغول به کار هستند، استفاده از دستگاه حضور غیاب بهترین روش است. استفاده از این دستگاه بسیار راحت است و می‌تواند مزایای بسیاری را برای شما به همراه داشته باشید. با افق فرا ویژن همراه شوید.

انواع روش‌های ثبت حضور و غیاب در سازمان‌ها

همان‌طور که اشاره کردیم روش‌های مختلفی برای ثبت حضور و غیاب کارمندان در شرکت‌ها و سازمان‌ها وجود دارد که به عنوان مدیر یک سازمان و یا مجموعه باید به دنبال دقیق‌ترین و در عین حال در دسترس‌ترین روش ممکن باشید. شما ممکن است بر اساس کسب و کار خود، تعداد کارمندان و یا بودجه خود تصمیم به استفاده از یکی از این روش‌ها بگیرید. رایج‌ترین روش‌های حضور و غیاب عبارت‌انداز:

دستگاه حضور غیاب

1.لیست کاغذی

یکی از قدیمی‌ترین، رایج‌ترین و ساده‌ترین روش‌های حضور و غیاب، استفاده از لیست کاغذی است. استفاده از این روش بسیار آسان است. شما برای حضور و غیاب با لیست کاغذی تنها به یک کاغذ یا دفترچه یادداشت احتیاج دارید. اما مشکلی که این روش ممکن است در پی داشته باشد، احتمال بروز خطای انسانی و یا آسیب دیدن و گم شدن این لیست‌های کاغذی است. از طرفی اگر مدیریت سازمان بزرگ‌تری را بر عهده داشته باشید این روش نه تنها دقت کافی را ندارد بلکه می‌تواند زمان و انرژی زیادی را نیز از شما بگیرد.

2.نرم‌افزارهای کامپیوتری

روش دیگری که می‌توان از آن برای حضور و غیاب کارکنان استفاده کرد، استفاده از نرم‌افزارهای کامپیوتری مانند اکسل است. برای بهره بردن از این روش تنها کافیست به این نرم‌افزار تسلط نسبی داشته باشید. از مزیت‌های این روش، امکان تبیین فرمول‌هایی برای اثر دادن حضور و غیاب کارکنان بر میزان حقوق آن‌ها است.

3.دستگاه حضور غیاب

یکی از حرفه‌ای‌ترین و البته به روزترین روش‌های حضور و غیاب در شرکت‌ها و سازمان‌ها،‌ استفاده از دستگاه حضور و غياب الكتريكي است. با نصب اين دستگاه در مجموعه، مي‌توان تمام جزئيات از جمله روزهاي حضور و زمان دقيق ورود و خروج كاركنان را مشخص كرد. استفاده از دستگاه‌هاي حضور و غياب در چند سال اخير رواج بسياري ميان مديران سازمان‌ها داشته است؛ چرا که درصد خطا در اين دستگاه‌ها تقريبا صفر است. به همين دليل مي‌توان مطمئن بود كه هيچ خطايي در محاسبه حقوق كاركنان بر اساس ساعت حضور آن‌ها رخ نخواهد داد.

دستگاه حضور غیاب چیست؟

همانطور كه گفتيم، در ميان روش‌های متنوعي كه براي ثبت حضور و غياب كاركنان در شركت‌ها وجود دارد،‌ استفاده از دستگاه حضور و غياب از محبوبيت بسياري برخوردار است. اما دستگاه حضور و غياب دقيقا چيست و چه كاري انجام مي‌دهد؟ دستگاه حضور و غياب دستگاهي است كه مي‌تواند ساعت ورود و خروج كارمندان را به صورت دقيق در سيستم شركت ثبت كند تا مديران بتوانند در مواقع لزوم از آن استفاده كنند. دستگاه حضور غياب انواع مختلفي دارد كه مديران مي‌توانند با در نظر گرفتن ميزان استفاده و بودجه خود، مناسب‌ترين آن را براي شركت خود انتخاب كنند. از انواع دستگاه‌هاي حضور و غياب مي‌توان به موارد زير اشاره داشت:

مزایای استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب

استفاده از دستگاه‌های حضور و غياب مي‌تواند كار مديران را راحت‌تر كرده و همچنين انگيزه و پشتکار کارکنان را برای فعالیت بیش‌تر، افزایش دهد. مدیران می‌توانند با استفاده از دستگاه حضور غیاب، به تمام اطلاعات مربوط به جزئیات ورود و خروج کارکنان در هر زمان که بخواهند دسترسی داشته باشند. چنین سهولتی در دسترسی و همچنین دقت بالای اطلاعات گرفته شده از دستگاه، می‌تواند محاسبه حقوق کارمندان را نیز راحت‌تر و دقیق‌تر کند. برخی دیگر از مزایای سیستم حضور و غیاب هوشمند عبارت است از:

1.ثبت زمان دقیق به صورت خودکار

یکی از مهم‌ترین مزایای دستگاه حضور غیاب، ثبت دقیق زمان ورود و خروج تمام کارمندان است. چنین قابلیتی موجب ذخیره سازی تمام ساعات کاری کارمندان در یک پایگاه داده است که در انتها می‌تواند زمان حضور هر شخص در شرکت را به دقیق‌ترین شکل ممکن محاسبه کند.

2.در اختیار گذاشتن آمار مربوط به غایبین

از دیگر مزیت‌های بسیار کاربردی دستگاه‌های حضور و غیاب، مدیریت غیبت‌ کارکنان است. بسیاری از دستگاه‌های حضور و غیاب پیشرفته قابلیت ذخیره سازی و مدیریت تمام غیبت‌ها را دارند. برای مثال غیبت‌های مربوط به مرخصی، ماموریت و یا تعطیلات به طور کامل و دقیق در پایگاه داده ذخیره شده و در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. این قابلیت نیز در انتها می‌تواند امور پرداختی کارکنان را برای مدیران ساده‌تر کند.

3.جلوگیری از تقلب

همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، انواع مختلفی از دستگاه‌های حضور و غیاب برای استفاده سازمان‌ها موجود است. در دستگاه‌های کارتی، کارکنان می‌توانند به جای یکدیگر کارت بزنند که در نهایت می‌تواند مشکلات زیادی را به وجود آورد. اما با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب تشخیص چهره یا اثر انگشت می‌توان از صحت اطلاعات ذخیره شده اطمینان کامل داشت.

4.گزارش‌گیری سریع و راحت

با استفاده از این دستگاه، مدیران می‌توانند در هر لحظه از روز که بخواهند آمار مربوط به حضور و غیاب کارکنان را دریافت کنند. در حالی که در روش‌های قدیمی چنین چیزی ممکن نبود. چنین قابلیتی می‌تواند سهولت کار مدیران را نیز افزایش داده و موجب اعتماد بیش‌تر آنان شود.

دستگاه حضور غیاب

چه سازمان‌هایی به دستگاه حضور غیاب نیاز دارند؟

بدون استثناء تمام سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و بزرگ به سیستم حضور و غیاب نیاز دارند. همان‌طور که گفتیم می‌توان از انواع مختلفی از روش‌های حضور و غیاب استفاده کرد. شما می‌توانید با توجه به تعداد کارکنان و بودجه خود، از هر یک از این روش‌ها استفاده کنید. اما اگر سازمانی بزرگ هستید که تعداد کارمندان زیادی دارد، بهتر است از دستگاه‌های حضور و غیاب برای ثبت جزئیات حضور کارمندان خود استفاده کنید. با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند، کنترل مدیران بر روی شرایط بیش‌تر خواهد شد و اطلاعات دقیق‌تر و قابل اطمینان‌تر خواهد بود. برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با نمایندگی دستگاه کنترل تردد خواندن این مقاله را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

به طور خلاصه

همان‌طور که در مقاله بالا گفته شد، ورود دستگاه‌ حضور غیاب به سازمان‌ها به منزله تحولی عظیم در سیستم حضور و غیاب شرکت‌ها است. استفاده از دستگاه‌های هوشمند حضور و غیاب می‌تواند مزایای بسیاری داشته باشد. همچنین می‌توانید با توجه به اهداف و بودجه خود، مناسب‌ترین دستگاه را برای ثبت حضور کارکنان انتخاب کنید. می‌توانید در افق فرا ویژن با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب و همچنین نرم‌افزارهای مختلف آشنایی پیدا کرده و از مناسب‌ترین آن‌ها برای سازمان خود استفاده کنید.