يكي از روش‌هاي رايج قدیمی براي مديريت حضور و غياب افراد در سازمان‌هاي بزرگ و پرجمعیت، استفاده از برگه‌ها و لیست‌های حضور و غیاب است. اما استفاده از این روش‌ها معايب بسياري به همراه دارد. یکی از روش‌های جایگزین برای مدیریت حضور و غیاب کارمندان در سازمان‌ها، خرید دستگاه ورود و خروج است. در این مقاله به بررسی بیش‌تر این دستگاه، معرفی انواع آن، و همچنین بررسی مزایای استفاده از آن در سازمان‌های بزرگ خواهیم پرداخت. با ما در افق فرا ویژن همراه شوید.
دستگاه ورود و خروج چیست
یکی از مهم‌ترین مسائلی که می‌تواند برای مدیران سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ زحمت بسیاری به همراه داشته باشد، حضور و غیاب کارمندان و کنترل تردد هر یک از پرسنل سازمان است. بسیاری از سازمان‌ها از لیست‌ها و برگه‌های حضور و غیاب برای محاسبه زمان حضور هر یک از کارمندان در سازمان استفاده می‌کنند. استفاده از این روش‌های منسوخ می‌تواند بسیار زمان‌بر و پردردسر باشد. محاسبه زمان حضور کارمندان در شرکت با استفاده از روش‌های قدیمی همواره با دشواری و صرف زمان بسیار همراه خواهد بود.
علاوه بر این نتایج حاصل شده از این روش‌ها هیچگاه به طور کامل دقیق و معتبر نخواهند بود. به همین دلیل همواره مشکلاتی در پرداخت حقوق‌های ماهیانه پرسنل شرکت به وجود خواهد آمد. اما امروزه سازمان‌ها دیگر ناچار به استفاده از روش‌های قدیمی و منسوخ شده نیستند. با پیشرفت تکنولوژی و ورود فناوری‌های لازم برای ساخت دستگاه‌های کنترل تردد به ایران دیگر هیچ نگرانی از بابت حضور و غیاب کارمندان وجود نخواهد داشت.
دستگاه کنترل تردد هوشمند
دستگاههاي كنترل تردد هوشمند كه با نام دستگاههاي حضور و غياب و يا دستگاههاي ورود و خروج نيز شناخته مي‌شوند راه حلي عالي براي مديريت و كنترل ورود و خروج كاركنان و پرسنل شرکت خواهند بود و می‌توانند گزینه مناسبی برای خرید دستگاه ورود و خروج باشند. با استفاده از این دستگاهها می‌توانید با صرف کم‌ترین زمان ممکن، دقیق‌ترین نتیجه را دریافت کنید. دستگاه‌های ورود و خروج با دریافت کلیدی مشخص از هر یک از کارمندان، هویت فرد را تشخیص داده و زمان دقیق ورود یا خروج را برای وی ثبت می‌کنند. مدیران می‌توانند با در اختیار داشتن نرم‌افزارهای ورود و خروج، در هر زمان و مکان و تنها با یک کلیک، تمام آمار مربوط به ورود و خروج و تردد پرسنل را در سیستم خود دریافت کرده و از آن استفاده کنند. در ادامه به بررسی بیش‌تر دستگاه‌های ورود و خروج و مزایای استفاده از آن خواهیم پرداخت.
خرید دستگاه ورود و خروج و انواع آن
همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، دستگاه‌های ورود و خروج با دریافت کلیدی مخصوص از هر یک از کارکنان، هویت هر فرد را تشخیص داده و زمان مربوط به ورود یا خروج وی را در سیستم ثبت می‌کنند. دستگاه‌های کنترل تردد بر اساس کلید دریافتی به دسته‌های گوناگونی تقسیم می‌شوند. هر یک از این دستگاهها مزایا و معایب مخصوص به خود را دارند و برای استفاده در سازمان‌های گوناگون مناسب هستند. می‌توانید با شناخت انواع دستگاه‌های ورود و خروج، بهترین نوع را برای سازمان خود انتخاب کنید. انواع دستگاه‌های ورود و خروج عبارت‌انداز:
- دستگاه حضور و غیاب کارتی
برای استفاده از این دستگاهها کارتی مخصوص در اختیار هر یک از افراد قرار داده می‌شوند. کارکنان می‌توانند با نزدیک کردن کارت به صفحه دستگاه، زمان ورود یا خروج خود را در سیستم ثبت کنند.
- دستگاه حضور و غیاب رمزی
دستگاه‌های رمزی نیز مشابه با دستگاه‌های کارتی عمل می‌کنند. با این تفاوت که کارکنان می‌توانند با وارد کردن رمز مخصوص خود در صفحه کلید دستگاه، زمان ورود یا خروج خود را ثبت کنند.
- خرید دستگاه ورود و خروج تشخیص چهره
دستگاه‌های تشخیص چهره با تصویربرداری از چهره افراد و مقایسه آن با اسناد موجود در پایگاه داده، هويت فرد را تشخيص داده و زمان ورود يا خروج وي را در سيستم ثبت مي‌كنند.
- دستگاه حضور و غیاب تشخیص اثر انگشت
براي استفاده از دستگاههاي تشخيص اثر انگشت تنها به اسكني از اثر انگشت افراد نياز خواهيد داشت. كاركنان با قرار دادن انگشت خود بر روي سنسور مخصوص، مي‌توانند زمان ورود يا خروج خود را در سيستم ثبت كنند.
مزایای خرید دستگاه ورود و خروج
همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، سازمان‌ها با استفاده از روش‌های منسوخ حضور و غیاب با مشکلات بسیاری از جمله عدم دقت در محاسبه زمان مواجه می‌شوند. خرید دستگاه ورود و خروج و استفاده از آن در سازمان‌های بزرگ و پر جمعیت مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت. برخی از مزایای بهره بردن از دستگاه کنترل تردد عبارت است از:
- محاسبه دقیق زمان حضور کارکنان در سازمان
با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند می‌توانید زمان دقیق ورود و خروج تمام کارمندان را دریافت کنید. در حالی که با استفاده از روش‌های قدیمی، همواره در ثبت یا محاسبه ساعات ورود و خروج اشتباهاتی رخ خواهد داد. با ثبت زمان دقیق مربوط به تردد افراد و همچنین محاسبه زمان حضور کارمندان در شرکت، می‌توان حقوق پرداختی در پایان ماه را نیز به درستی محاسبه کرد.
- راحتی و سرعت بیش‌تر
یکی از مشکلاتی که در استفاده از لیست‌ها و برگه‌هاي حضور و غياب در سازمان‌هاي پرجمعیت وجود دارد، كاهش سرعت در محاسبه زمان حضور هر يك از كاركنان و زحمت بسيار است. در حالی که با استفاده از دستگاه‌های ورود و خروج و کنترل تردد می‌توانید در زمان بسیار کم‌تر، به راحتی زمان مربوط به حضور تمام کارکنان در شرکت را محاسبه کنید. چنین مزیتی موجب راحتی کار بسیاری از مدیران خواهد شد.
- افزایش انگیزه پرسنل
یکی از مواردی که می‌تواند انگیزه تمام پرسنل و کارکنان شرکت را افزایش دهد، میزان توجه مدیران به ورود و خروج و حضور افراد در شرکت است. می‌توانید با خرید دستگاه ورود و خرج و دریافت آمارهای مربوط به تردد کارکنان، به صورت ماهانه گزارشی را در اختیار تمام افراد شرکت بگذارید. واضح است که افراد با مشاهده گزارش‌های ماهانه و اهمیت بالای حضور و غیاب برای مدیران، انگیزه بیش‌تری برای حضور در شرکت و فعالیت پیدا خواهند کرد.
به طور خلاصه
همان‌طور كه در افق فرا ويژن خواندید، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران در سازمان‌های بزرگ، کنترل و مدیریت حضور و غیاب افراد در سازمان است. خرید دستگاه ورود و خروج برای سازمان‌های بزرگ و پرجمعیت مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت. از جمله مزایای استفاده از این دستگاهها می‌توان به افزایش انگیزه کارکنان و همچنین محاسبه دقیق زمان حضور هر یک در سازمان اشاره داشت. با استفاده از دستگاههاي حضور و غياب هوشمند مي‌توانيد با سرعت و راحتي بيش‌تري ورود و خروج افراد به سازمان را كنترل كنيد. برای آگاهی از قیمت‌ها پیشنهاد می‌کنیم مقاله قیمت دستگاه تشخیص چهره را مطالعه نمایید.
دیدگاه خود را بنویسید