شرکت‌های گوناگون برای کنترل حضور و غیاب کارکنان خود از روش‌های مختلفی استفاده می‌کنند. البته هنوز هم برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها از روش‌های قدیمی مانند حضور و غیاب به صورت دستی استفاده می‌کنند به این صورت که افراد هنگام ورود و خروجشان، ساعات حضورشان در شرکت را در داخل یک دفتر ثبت می‌کنند. این روش مشکلات مختلفی را به همراه دارد و برای شرکت‌هایی که تعداد پرسنل آن‌ها زیاد است عملاً کارایی ندارد؛ بنابراین در این مطلب قصد داریم تا به بررسی دلایل اهمیت خرید دستگاه حضور غیاب برای ثبت ساعات کاری کارمندان و انواع مختلف دستگاه‌های حضور و غیاب در بازار بپردازیم.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
این دستگاه در واقع سیستمی است که وظیفه آن ثبت تاریخ و ساعات دقیق ورود و خروج کارمندان به شرکت است. یکی از دلایل مهمی که باعث می‌شود اغلب شرکت‌ها تمایل به خرید دستگاه حضور غیاب داشته باشند، نظارت دقیق بر تردد کارمندان برای محاسبه حقوق آن‌ها در طول یک ماه است. همچنین با توجه به اطلاعاتی که در این دستگاه ثبت می‌شود می‌توان تعداد روزها و ساعاتی که کارمندان مرخصی گرفته‌اند را نیز مشخص کرد. سیستم ثبت حضور و غیاب از دو بخش سخت‌افزاری و نرم‌افزاری تشکیل شده است. بخش سخت‌افزاری همان دستگاهی است که ساعات ورود و خروج کارمندان به کمک آن ثبت می‌شود و بخش نرم‌افزاری دستگاه نیز به مدیران کمک می‌کند تا ساعات غیبت، مرخصی و تأخیر کارکنانشان را محاسبه کنند. این وسیله در حال حاضر یک ابزار دقیق برای محاسبه حقوق کارمندان با توجه به ساعات حضورشان در شرکت است.
آشنایی با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب
در این بخش شما را با انواع دستگاه‌های حضور و غیاب رایج در کشور بیشتر آشنا خواهیم کرد.
ثبت حضور و غیاب به کمک اثر انگشت
این مدل دستگاه بسیار پرطرفدار است و شرکت‌های زیادی تمایل به خرید دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی دارند. برای استفاده از این نوع دستگاه حضور و غیاب باید اثر انگشت پرسنل را در حافظه آن ثبت کرد تا بتواند اثر انگشت افراد مختلف را شناسایی کند. روش کار با این دستگاه بسیار آسان است و تنها کافیست افراد هنگام ورود و خروج از شرکت، انگشت خود را بر روی دستگاه قرار دهند تا اثر انگشت آن‌ها با اطلاعاتی که در حافظه دستگاه ذخیره شده است تطبیق داده شود.
جلوگیری از بروز هر گونه تقلب برای ثبت ساعات حضور در شرکت و عدم نیاز به استفاده از رمز یا کارت برای حضور و غیاب از جمله مزایای دستگاه حضور و غیاب است. همچنین این امکان وجود دارد که روش‌های مختلف دیگری مانند استفاده از رمز و کارت را با ثبت اثر انگشت ترکیب کرد به گونه‌ای که علاوه بر به کار بردن کارت یا رمز، افراد مجبور باشند اثر انگشت خود را نیز ثبت کنند.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
اگر به دنبال راهی برای ثبت ساعات حضور کارکنانتان هستید، می‌توانید خرید دستگاه حضور غیاب به کمک تشخیص چهره را نیز جزو گزینه‌های پیش رو مد نظر داشته باشید. این دستگاه یکی از پیشرفته‌ترین دستگاه‌های حضور و غیاب در جهان است که از یک تکنولوژی پیشرفته برای تشخیص چهره افراد استفاده می‌کند. برای استفاده از این دستگاه باید چهره کارمندان در آن ثبت شود سپس این سیستم به کمک الگوهای مختلفی که در حافظه‌اش وجود دارد، می‌تواند چهره افراد را از یکدیگر تشخیص دهد. برخی از مزایای این نوع دستگاه حضور و غیاب عبارت است از:
- به هیچ وجه امکان تقلب وجود ندارد زیرا دستگاه فقط در شرایطی ورود و خروج فرد را ثبت می‌کند که بتواند چهره او را به کمک الگوریتم‌های تشخیص چهره شناسایی کند.
- ثبت حضور و غیاب پرسنل به سرعت انجام میگیرد و این مسئله برای سازمان‌هایی با کارمندان زیاد بسیار مهم است.
- برای ثبت حضور و غیاب نیازی به تماس فیزیکی با دستگاه نیست بنابراین از نظر بهداشتی برای کارمندان مشکلی را به وجود نخواهد آورد.
- احتمال بروز خطا در این نوع دستگاه بسیار پایین است.
دستگاه حضور و غیاب کارتی
این مدل دستگاه از قدیمی‌ترین دستگاه‌های حضور و غیاب در جهان است که هنوز هم در بسیاری از سازمان ها مورد استفاده قرار میگیرد با این حال به تدریج با ظهور دستگاه‌هایی که از ویژگی‌های بیومتریک انسان برای ثبت ورود و خروج افراد استفاده می‌کردند، میزان محبوبیت دستگاه‌های کارتی به شدت کاهش پیدا کرد. یکی از مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب کارتی این است که می‌توان از کارت‌هایی که برای پرسنل صادر می‌شود به عنوان کارت رزرو غذا یا کارت شناسایی نیز استفاده کرد. این مسئله برای سازمان‌هایی که تعداد کارمندان آن‌ها بسیار زیاد است می‌تواند یک ویژگی مهم محسوب شود. سرعت عمل بالای دستگاه در ثبت حضور و غیاب و امکان استفاده از چند دستگاه مختلف به صورت همزمان نیز از جمله دلایل مهم برای خرید دستگاه حضور و غیاب کارتی است.
نکات مهم در خرید دستگاه حضور غیاب
با توجه به عوامل مختلفی مانند تعداد پرسنل و ویژگی‌هایی که هر کدام از انواع دستگاه‌های ثبت حضور و غیاب دارند، نسبت به خرید دستگاه حضور غیاب اقدام کنید. البته این نکته را نیز در نظر داشته باشید که میزان هزینه‌ای را که برای خرید دستگاه حضور و غیاب در نظر دارید نیز بسیار مهم است با این حال به شما توصیه می‌کنیم که فقط به فکر خرید یک دستگاه حضور غیاب ارزان قیمت نباشید زیرا دستگاه‌های وارداتی ارزان قیمت، کیفیت بالایی ندارند و نمی‌توان از آن‌ها برای مدتی طولانی استفاده کرد.
همچنین در هنگام خرید به کیفیت ساخت دستگاه حضور و غیاب و تکنولوژی به کار رفته در آن نیز توجه کنید تا در آینده دچار مشکلاتی در زمینه تعمیر و نگهداری دستگاه نشوید. صرف نظر از هزینه‌ای که باید برای خرید دستگاه بپردازید به نکاتی مانند گارانتی و خدمات پس از فروش نیز توجه داشته باشید. خرید یک دستگاه حضور غیاب استاندارد و با کیفیت می‌تواند میزان اشتباه در محاسبه ساعات کاری کارکنان را تا حد زیادی پایین بیاورد و جلوی امکان هر گونه تقلب احتمالی را نیز بگیرد. به شما پیشنهاد می‌کنیم به جای خرید دستگاه‌های بی‌کیفیت وارداتی، از دستگاه‌های تولید شده در داخل کشور استفاده کنید که علاوه بر قیمت مناسب، امکاناتی نظیر منوی فارسی و قابلیت ارتقای نرم‌افزار را نیز دارند.
دیدگاه خود را بنویسید