تمامی شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک برای کنترل رفت‌وآمد پرسنل خود و محاسبه حقوق و دستمزدشان علاوه بر دستگاه حضور و غیاب نیازمند استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب هستند؛ اما برای انتخاب بهترین نرم افزار موجود باید به چه ویژگی‌هایی توجه کرد؟  چه نوع نرم افزاری برای شرکت شما کارایی بیشتری خواهد داشت؟ اگر شما اطلاعات کافی در مورد انواع نرم افزارهای حضور و غیاب نداشته باشید، نمی‌توانید بهترین گزینه را متناسب با نیازهایتان انتخاب کنید؛ به همین دلیل در این مقاله از سایت افق فرا ویژن قصد داریم تا شما را با بهترین نرم افزارهای موجود در بازار آشنا کنیم.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران از گذشته تاکنون بررسی عملکرد کارکنان و تلاش برای افزایش کیفیت کار آن‌ها است. یکی از اقداماتی که می‌تواند به مدیران برای دستیابی به این هدف کمک کند، پیگیری ساعات کاری کارکنان بخش‌های مختلف است. این مسئله که مدیران هر بخش بدانند کارکنان چه ساعتی در محل کار حضور پیدا می‌کنند و زمان خروج آن‌ها از محل کارشان چه ساعتی است، باعث می‌شود تا بتوانند میزان کارایی و تعهد پرسنل خود را بسنجند و در صورت نیاز با افراد بی‌انظباط برخورد کنند.

همان‌طور که می‌دانید داشتن کارکنان وقت‌شناس و منضبط می‌تواند نقش به سزایی در پیشرفت کسب و کار شما داشته باشد؛ بنابراین استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب استاندارد می‌تواند تا حدود زیادی در این زمینه به شما کمک کند. این نوع نرم افزارها علاوه بر این که ساعات ورود و خروج و غیبت کارکنان شما را ثبت می‌کنند، این امکان را نیز برای شما فراهم می‌کنند که بتوانید حقوق و دستمزد کارمندانتان را بر اساس ساعات کاری آن‌ها پرداخت کنید.

نرم افزار حضور و غیاب

انواع نرم افزارهای حضور و غیاب

به طور کلی نرم افزارهای حضور و غیاب موجود در بازار به سه دسته نرم افزارهای تحت ویندوز، تحت وب و اپلیکیشن موبایل تقسیم‌بندی می‌شوند. در این بخش به معرفی ویژگی‌های منحصربه‌فرد هر کدام از این نرم افزارها می‌پردازیم.

1. نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز

این نوع نرم افزارها را می‌توان در بخش‌های مختلف سازمان و بر روی تمامی سیستم‌هایی که ویندوز بر روی آن‌ها نصب شده است، استفاده کرد. یکی از ویژگی‌های مهمی که در هنگام خرید نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز باید به آن توجه داشته باشید، امکان انتقال اطلاعات ثبت شده در آن به نرم افزارهای مالی و حسابداری است تا بتوان با توجه به این اطلاعات به راحتی حقوق و دستمزد پرسنل را محاسبه و پرداخت کرد. نرم افزارهای تحت ویندوز دارای نسخه‌های متفاوتی هستند که هر کدام از آن‌ها دارای قابلیت‌های مختلفی است.

تفاوت‌ نسخه‌های پایه، پیشرفته و تحت شبکه نرم افزارهای حضور و غیاب بیشتر در رابطه با نحوه خروجی گرفتن اطلاعات، تعداد کارکنان، محاسبه ساعات کاری، شیفت‌ها و اضافه‌کاری‌ها است. این نکته را در نظر داشته باشید که برای استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز باید یکی از انواع دستگاه‌های ثبت حضور و غیاب اثر انگشتی، کارتی یا تشخیص چهره را نیز خریداری کنید.

برخی از مزایای نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز عبارت‌انداز:

  • امکان مشاهده ساعات ورود و خروج، ویرایش آن‌ها و اضافه کردن اطلاعات کارکنان جدید به نرم افزار
  • قابلیت اتصال به چندین دستگاه مختلف (این ویژگی برای سازمان‌هایی که دارای شعبه‌های مختلفی هستند و نیاز به چندین دستگاه حضور و غیاب مختلف دارند بسیار حائز اهمیت است)
  • قابلیت ایجاد شیفت‌های کاری مختلف (ساعتی و چرخشی) و قرار دادن آن‌ها در تقویم کاری کارکنان
  • امکان دریافت فایل‌های پشتیبان برای ذخیره و نگهداری اطلاعات به صورت اتوماتیک و دستی
  • ثبت مأموریت‌های کاری و تعداد ساعات‌های مرخصی
  • قابلیت دریافت خروجی اطلاعات ثبت شده به صورت فایل‌های قابل انتقال به حافظه‌های جانبی
  • امکان دریافت گزارشات هفتگی و ماهانه

نرم افزار حضور و غیاب

2.نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب یکی از جدیدترین نرم افزارهای مورد استفاده برای کنترل تردد کارمندان است که امروزه به دلیل ویژگی‌های منحصربه‌فردش طرفداران بسیاری دارد. می‌توان گفت تمام قابلیت‌های نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین مشابه نرم افزارهای تحت ویندوز است؛ با این تفاوت که شما می‌توانید با استفاده از اینترنت در هر زمان و مکانی به اطلاعات آن دسترسی داشته باشید. برخی از ویژگی‌های منحصر به فردی که در نرم افزارهای حضور و غیاب تحت وب وجود دارد عبارت‌انداز:

  • امکان مشاهده تمامی اطلاعات نرم افزار از طریق مرورگرهای مختلف
  • امنیت بالا در زمینه حفظ و نگهداری اطلاعات ثبت شده
  • قابلیت برقراری ارتباط با انواع مختلفی از دستگاه‌های حضور و غیاب
  • سرعت بالا در تهیه گزارشات مربوط به تردد کارمندان
  • عدم نیاز به اپراتور
  • قابلیت ارسال اطلاعات درخواستی توسط پیامک، ایمیل و…
  • امکان ثبت اطلاعات مرخصی و مأموریت‌های کاری پرسنل

3.نرم افزار حضور و غیاب اندروید

یکی از دلایل عرضه نرم افزارهای حضور و غیاب اندروید به بازار، افزایش استفاده از گوشی و تبلت در میان افراد مختلف جامعه است. شما با استفاده از این نرم افزار به راحتی می‌توانید اطلاعات مربوط به رفت‌وآمد، مرخصی، مأموریت، شیفت‌های کاری و… را از طریق گوشی موبایلتان دریافت کنید. این نوع نرم افزار برای افرادی که دانش کافی برای استفاده از نرم افزارهای تحت ویندوز را ندارند نیز بسیار مفید و کارآمد است؛ زیرا یکی از نکاتی که در طراحی این نوع نرم افزار مورد توجه قرار گرفته، استفاده آسان و کاربردی از آن است. به نحوی که برای استفاده از آن به هیچ گونه دانشی در زمینه کامپیوتر نیازی نباشد.

 همچنین این نوع نرم افزارها برای شرکت‌هایی که با محدودیت بودجه روبه‌رو هستند و تعداد کارمندان آن‌ها کم است نیز می‌تواند یک گزینه بسیار مناسب باشد. اما بیشترین کاربرد این نرم افزار برای شرکت‌هایی است که پرسنل آن‌ها مجبورند زمان زیادی را برای انجام کارهایشان در خارج از شرکت بگذرانند؛ زیرا امکان اتصال این نرم افزار به GPS  نیز وجود دارد و می‌توان از این طریق ساعات کاری آن‌ها را بررسی کرد.

چگونه می‌توان بهترین نرم افزار کنترل تردد را انتخاب کرد؟

با توجه به تنوع نرم افزارهای حضور و غیابی که در بازار وجود دارند، انتخاب بهترین آن‌ها کار بسیار دشواری است؛ به همین دلیل در این بخش برخی از نکاتی که در هنگام خرید این نوع نرم افزارها باید مدنظر داشته باشید را برای شما بازگو خواهیم کرد.

  • عملکرد ساده و آسان: یکی از مهم‌ترین ملاک‌ها برای انتخاب نرم افزار حضور و غیاب، راحتی کار با نرم افزار است.
  • پشتیبانی و خدمات پس از فروش: سعی کنید نرم افزاری را خریداری کنید که دارای ضمانت و خدمات پس از فروش باشد؛ زیرا به هر دلیلی ممکن است نرم افزار دچار مشکل شود و شما به تنهایی قادر به حل آن نباشید.
  • تناسب کارایی نرم افزار با نیازهایتان: اگر تعداد پرسنل شرکت شما زیاد است یا شرایط کاری شما به نحوی است که باید از یک نرم افزار در چندین سیستم مختلف استفاده کنید، باید نرم افزاری را انتخاب کنید که تمامی نیازهای شما را پوشش بدهد.